Kesälomakausi on organisaation happotesti

Tulokset syntyvät tekijöistä, jotka harvoin näkyvät samassa kuvassa

Organisaation tulos syntyy harvoin yhdestä tekijästä. Ja nyt heti kärkeen täsmennettävä, että olipa kyse tuotannosta, palvelusta tai niiden yhdistelmästä, niin asia on aina samalla tavalla. Se syntyy siitä, miten ihmiset, osaaminen, tieto, prosessit, välineet, laatu, kapasiteetti ja johtaminen toimivat yhdessä.

Useimmissa organisaatioissa nämä tekijät ovat olemassa, mutta ne elävät eri paikoissa. Ihmisten muistissa, eri osastojen tiedossa, järjestelmissä tai kirjoittamattomina käytäntöinä, joita vain ”tiedetään hoitaa niin”.

Niin kauan kuin samat ihmiset ovat paikalla, arki sujuu. Mutta sitten tulee kesä.

Kesälomakausi on organisaation happotesti

Kesälomakausi ei ole kriisi. Se on kuitenkin luotettava testi siitä, mihin organisaatio oikeasti toimissaan nojaa.

Kun avainhenkilöt lähtevät lomalle, näkyväksi tulee se, mikä muulloin jää piiloon. Kuka muistaa asiakkaan tilanteen? Kuka tietää, missä projekti on meneillään? Kuka osaa vastata, kun tulee odottamaton tilanne? Kuka päättää, mikä on kiireellistä, kun vastuuhenkilö ei ole tavoitettavissa?

Mitä voidaan päätellä, kun vastaus näihin kysymyksiin on: ”Se on se Liisa [se yksi ihminen], joka tietää” tai ”Kysy Liisalta, se tietää.” Ainakin se, että organisaation toimintakyky on rakentunut enemmän yksittäisten ihmisten varaan, kuin yhteisten rakenteiden päälle. Ikävin piirre tässä on se, että usein tätä ei huomata ennen kuin se ”joku” puuttuu.

Mikä tekee organisaatiosta toimintakykyisen?

TASO:n näkökulmasta organisaation toimintakyky rakentuu tekijöistä, jotka pätevät toimialasta riippumatta. Ne ovat käytännössä ne samat asiat, joita arjessa hallitaan joka tapauksessa, mutta joita harvoin katsotaan yhdessä kokonaisuutena.

Ihmiset ja osaaminen: Kaiken perusta. Kuka osaa mitäkin, missä osaaminen on kertynyt vain yhdelle ihmiselle, ja missä tarvitaan tukea tai varmuuskopioita. Osaamisen vaje ei näy heti, vaan viimeistään silloin, kun se osaaja on poissa.
Tieto ja tiedonkulku: Tämä pitää organisaation toiminnan juoksevana. Missä tieto kulkee luontevasti, missä se katkeaa, missä se jää yhden ihmisen muistiin tai sähköpostilaatikkoon?
Prosessit ja vastuut: Tässä määritellään, miten työ etenee alusta loppuun. Onko sovittu selkeästi, kuka tekee, mitä tekee ja missä järjestyksessä tehdään? Parasta olisi itse huomata hyvissä ajoin, jos löytyy asioita, joita on vain oletettu. Yllättävän paljon ihmisten toiminta nojaa oletuksiin, mikä on tietenkin ihnimillistä jo ihan aivojen perusominaisuuden vuoksi. Nehän rakentavat mielikuvia ja johtopäätelmiä sen perusteella, mitä meille on aiemmin tapahtunut. Mikä ei sitten näissä systeemisissä työn suorittamisen toiminnoissa aina ole etu.
Laatu ja tasalaatuisuus: Asiakaslupaus on aina läsnä, vaikka siitä ei puhuttaisi ääneen. Laadun vaihtelu tarkoittaa asiakaskokemuksena eri tavoin toimimista henkilöstä tai ajankohdasta riippuen. Pahin vaihtoehto asiakaslupauksen kannalta on se, että asiakas tunnistaa laadun vaihtelun ennen organisaatiota.
Kapasiteetti ja kuormitus: Tämä on todellinen happotesti siitä, mihin organisaatio todellisuudessa pystyy. Ei siis mitä toivotaan tai oletetaan voitavan tehdä, vaan mitä ihmisten, ajan ja rakenteiden puitteissa on kestävästi mahdollista tehdä.
Johtaminen: Eli miten arjen havainnot muuttuvat päätöksiksi. Miten esimies tai johto saa tiedon ongelmista ennen kuin ne kasvaa liian isoiksi? Miten priorisointi tapahtuu, kun kaikkea ei voi tehdä yhtä aikaa?
Asiakaslupaus: Tähän kilpistyy lopulta se, mihin kaikki edellinen lopulta tähtää. Onko se, mitä asiakkaalle on luvattu, linjassa sen kanssa, mitä organisaatio todellisuudessa pystyy tuottamaan?

Taloudellinen tulos rakentuu siellä, missä rakennetaan turvallisuutta

Kuinka usein mietitään turvallisuuden tunnetta silloin, kun puhutaan prosesseista ja rakenteista? Taloudellinen tulos ei synny pelkästään tehokkuudesta. Se syntyy siitä, miten turvalliseksi ihmiset organisaatiossa tuntevat olonsa. Silloin, kun rakenteet ovat kunnossa, vastuu on selvä ja tieto kulkee, ihmisillä on tilaa katsoa haasteita silmiin, eikä energia mene siihen, että yritetään selvitä tilanteesta, josta kukaan ei oikein tiedä kokonaiskuvaa.

Kun ihminen tietää, mitä häneltä odotetaan, keneltä kysyä apua ja miten työ etenee, hän voi keskittyä tekemään sen hyvin. Silloin myös ongelmat havaitaan aiemmin, niistä uskalletaan kertoa ja ne ratkotaan rakentavammin.

Kesälomakausi on usein se jakso, jolloin punnitaan turvallisuuden tila. Organisaatio joko selviää lomakaudesta ilman isompia yllätyksiä tai se paljastaa, missä rakenteet ovat vielä vaillinaiset.

Mitä tapahtuu, kun kaikki tekijät tuodaan yhteiseen kuvaan?

TASO-mallin punainen lanka alkaa siitä, että nämä kaikki mainitut tekijät katsotaan yhdessä. Ei arvioida ulkopuolelta, vaan rakennetaan yhteistä ymmärrystä siitä, miten organisaatio oikeasti toimii. Nimetään ja tunnistetaan missä se on vahva ja missä on kohtia, joita kannattaa vahvistaa.

Kun ihmiset, prosessit, tieto, laatu, kapasiteetti ja johtaminen ovat samassa kuvassa, kehittäminen ei perustu arvauksiin. Silloin nähdään, mistä haasteet oikeasti tulevat, ja pystytään tekemään päätöksiä, jotka vaikuttavat koko kokonaisuuteen, eikä vain yksittäiseen ongelmaan. Se on myös hetki, jolloin organisaatio alkaa rakentaa sellaista toimintakykyä, joka kestää. Siis kestää ne kaikki nimetyt ”tekosyyt” eli lomakaudet, muutokset ja kasvupaineet.

Onko teillä yhteinen kuva siitä, mihin organisaationne toimintakyky nojaa?

Jos organisaatiossanne on kohtia, joissa tieto, osaaminen tai vastuu on yhden ihmisen varassa, nyt on hyvä aika katsoa sitä yhdessä.

TASO-prosessi alkaa aina kartoituksesta. Katsotaan yhdessä, mitkä tekijät vaikuttavat juuri teidän organisaationne toimintakykyyn ja mitä se tarkoittaa arjen johtamisen, laadun ja taloudellisen tuloksen kannalta.

Ota yhteyttä, niin jutellaan siitä, miltä tilanne teillä näyttää.