Tietosuojaseloste — Työtahti
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
Laadittu: 13.5.2025 | Tiina Kuosmanen
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Työtahti (Tiina Kuosmanen)
Osoite: Romontie 33 c, 81100 Kontiolahti
Puhelin: 050-5020717
Sähköposti: tiina@tyotahti.com
Verkkosivut: www.tyotahti.com
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Tiina Kuosmanen
Osoite: Romontie 33 c, 81100 Kontiolahti
Puhelin: 050-5020717
Sähköposti: tiina@tyotahti.com
3. Rekisterin nimi
Työtahdin asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Yhteydenottojen ja ajanvarausten käsittely (oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
Palvelusopimusten tekeminen ja toteuttaminen (oikeusperuste: sopimus)
Laskutus ja asiakkuuden hoitaminen (oikeusperuste: sopimus ja lakisääteinen velvoite)
Uutiskirjeen ja palveluviestinnän lähettäminen (oikeusperuste: suostumus)
Kilpailutuksiin osallistuminen (oikeusperuste: sopimus ja oikeutettu etu)
Tietojen kerääminen alkaa ensimmäisestä yhteydenotosta, esimerkiksi ajanvarauksen, sähköpostin tai puhelinyhteydenoton yhteydessä.
Uutiskirje: Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltäytyä markkinointiviestinnästä ilmoittamalla siitä osoitteeseen tiina@tyotahti.com. Kieltäytyminen ei vaikuta muuhun asiakkuuteen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan vain palvelun toteuttamisen, laskutuksen ja asiakasviestinnän kannalta tarpeelliset tiedot:
Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Organisaatio ja laskutusosoite (tarvittaessa)
Palvelu tai yhteydenoton aihe
Suostumuksen päivämäärä
Tieto uutiskirjetilauksesta (kyllä/ei)
Asiakkuuden tila ja mahdollinen päättymispäivä
Arkaluonteisia tietoja (esim. terveystiedot) ei tallenneta asiakasrekisteriin. Työnohjauksessa syntyvät muistiinpanot tallennetaan salattuun Microsoft Office 365 -ympäristöön asiakkaan omaan kansioon, johon asiakkaalla on halutessaan pääsy. Tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään:
Ajanvarausjärjestelmän (Microsoft Bookings) kautta
Palautelomakkeiden ja ennakkokyselyiden kautta (Microsoft Forms — tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjällä)
Sähköpostitse tai puhelimitse
Sopimuksen tai tarjouksen yhteydessä
Kilpailutusasiakirjoissa
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta, paitsi:
Lakisääteisen velvoitteen perusteella (esim. viranomaisille)
Kilpailutuksissa palvelun tilaajalle sopimuksen mukaisesti
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköinen aineisto: Tietoja käsitellään Microsoft Office 365 -palvelussa, joka täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Arkaluonteinen viestintä hoidetaan turvaposti.fi-palvelun kautta. Järjestelmiin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä ja ne on suojattu salasanoin sekä kaksivaiheisella tunnistautumisella.
Palkanlaskenta ja työvuorosuunnittelu toteutetaan Azets Insight Oy:n Netvisor-ohjelman sekä TyövuoroVelho-ohjelmiston kautta. Kyseiset ohjelmistotoimittajat vastaavat tietosuoja-asetuksen vaatimusten täyttymisestä omien järjestelmiensä osalta. Rekisteröityjen tiedot poistetaan Romon Perhekodit Oy:n (Työtahdin emoyhtiö) asiakastietojärjestelmästä sekä manuaalisista asiakastiedoista palveluiden tai työsuhteen päättymisen jälkeen.
Paperiset aineistot: Työnohjauksessa syntyvät paperiset muistiinpanot säilytetään lukitussa tilassa. Ne hävitetään asianmukaisesti silppurilla palvelun päättymisen jälkeen.
Alihankkijat: Mahdolliset alihankkijat sitoutetaan samaan vaitiolovelvollisuuteen ja tietosuojavaatimuksiin sopimuksella ennen yhteistyön aloittamista.
9. Tietojen säilytysaika
Asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuus on voimassa tai palvelun toteuttaminen sitä edellyttää. Asiakkuuden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan viimeistään kahden (2) vuoden kuluessa, ellei lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) edellytä pidempää säilytystä. Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista aikaisemminkin (ks. kohta 12).
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
Tarkastusoikeus: Pyytää nähtäväksi omat rekisterissä olevat tiedot
Oikaisupyyntö: Vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
Poisto-oikeus: Pyytää tietojensa poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Käsittelyn rajoittaminen: Pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
Vastustamisoikeus: Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella
Suostumuksen peruuttaminen: Peruuttaa markkinointiviestintään annettu suostumus milloin tahansa
Pyyntöihin vastataan viimeistään kahden (2) viikon kuluessa.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli kokee tietojensa käsittelyn olevan lainvastaista.
11. Yhteydenotot rekisteriasioissa
Kaikki rekisteriä koskevat pyynnöt, kysymykset ja ilmoitukset toimitetaan osoitteeseen:
tiina@tyotahti.com tai kirjeitse: Romontie 33 c, 81100 Kontiolahti
Tietosuojaseloste on päivitetty 13.5.2025. Työtahti pidättää oikeuden päivittää seloste tarvittaessa.